Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thể thức trình diễn văn phiên bản hành chủ yếu được quy định cụ thể như sau:
Mục lục nội dung bài viết
Sơ đồ bố trí các yếu tố thể thức văn bản hành chủ yếu (theo hình mặt dưới):
Sơ đồ bố trí thể thức văn phiên bản hành chính
Vị trí các thành phần thể thức văn bạn dạng hành chính:
Ô số |
| Thành phần thể thức văn bản |
1 | : | Quốc hiệu với Tiêu ngữ |
2 | : | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
3 | : | Số, ký hiệu của văn bản |
4 | : | Địa danh cùng thời gian ban hành văn bản |
5a | : | Tên một số loại và trích yếu nội dung văn bản |
5b | : | Trích yếu ngôn từ công văn |
6 | : | Nội dung văn bản |
7a, 7b, 7c | : | Chức vụ, họ tên với chữ cam kết của người dân có thẩm quyền |
8 | : | Dấu, Chữ ký kết số của cơ quan, tổ chức |
9a, 9b | : | Nơi nhận |
10a | : | Dấu chỉ độ mật |
10b | : | Dấu chỉ cường độ khẩn |
11 | : | Chỉ dẫn về phạm vi giữ hành |
12 | : | Ký hiệu fan soạn thảo văn phiên bản và số lượng phiên bản phát hành |
13 | : | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư năng lượng điện tử; trang tin tức điện tử; số năng lượng điện thoại; số Fax. |
14 | : | Chữ cam kết số của cơ quan, tổ chức cho bạn dạng sao văn bản sang định dạng năng lượng điện tử |
Quy tắc trình diễn thể thức văn bạn dạng hành chính cơ bản cụ thể như sau:
Khổ giấy | Khổ A4 (210 mm x 297 mm) |
Kiểu trình bày | Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp văn bản văn bản có các bảng, biểu tuy nhiên không được thiết kế thành những phụ lục riêng rẽ thì văn bản có thể được trình diễn theo chiều rộng. |
Định lề trang | Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, giải pháp mép trái 30 - 35 mm, biện pháp mép buộc phải 15 - trăng tròn mm. |
Phông chữ | Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký kết tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt phái mạnh TCVN 6909:2001, color đen. |
Cỡ chữ và kiểu chữ | Theo quy định ví dụ cho từng yếu tố thể thức. |
Số trang văn bản | Được tấn công từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, khuôn khổ chữ 13 cho 14, hình trạng chữ đứng, được đặt canh thân theo chiều ngang vào phần lề bên trên của văn bản, không hiển thị số trang máy nhất. |
Quốc hiệu | “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình diễn bằng chữ in hoa, khuôn khổ chữ từ 12 cho 13, thứ hạng chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên cần trang thứ nhất của văn bản. |
Tiêu ngữ | “Độc lập - tự do - Hạnh phúc” được trình diễn bằng chữ in thường, khuôn khổ chữ trường đoản cú 13 mang đến 14, vẻ bên ngoài chữ đứng, đậm với được canh giữa bên dưới Quốc hiệu; vần âm đầu của những cụm tự được viết hoa, giữa các cụm từ gồm gạch nối (-), tất cả cách chữ; phía bên dưới có đường kẻ ngang, đường nét liền, bao gồm độ dài bằng độ lâu năm của chiếc chữ |
Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản | - Được trình bày bằng chữ in hoa, kích cỡ chữ trường đoản cú 12 cho 13, hình trạng chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản ngại trực tiếp; phía dưới có con đường kẻ ngang, nét liền, gồm độ dài bằng từ 1/3 đến một nửa độ nhiều năm của chiếc chữ cùng đặt cân đối so với chiếc chữ. - thương hiệu cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản ngại trực tiếp được trình diễn bằng chữ in hoa, độ lớn chữ trường đoản cú 12 mang lại 13, vẻ bên ngoài chữ đứng. - thương hiệu cơ quan, tổ chức phát hành văn bạn dạng và thương hiệu cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản lí trực tiếp được trình bày cách nhau loại đơn. Trường đúng theo tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản, thương hiệu cơ quan, tổ chức chủ quản ngại trực tiếp dài rất có thể trình bày thành các dòng. |
Số của văn bản | Được ghi bằng văn bản số Ả Rập. |
Ký hiệu của văn bản | Gồm chữ viết tắt tên nhiều loại văn bạn dạng và chữ viết tắt thương hiệu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước tất cả thẩm quyền phát hành văn bản. |
Số, ký kết hiệu của văn bản | - Đặt canh giữa bên dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - trường đoản cú “Số” được trình diễn bằng chữ in thường, kích thước chữ 13, đẳng cấp chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với hầu như số nhỏ hơn 10 đề xuất ghi thêm số 0 phía trước. - ký kết hiệu của văn bạn dạng được trình bày bằng chữ in hoa, khuôn khổ chữ 13, phong cách chữ đứng. - thân số và ký kết hiệu văn bạn dạng có vệt gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong cam kết hiệu văn bản có vệt gạch nối (-), không bí quyết chữ. |
Địa danh ban hành văn bản | - Đối với những đơn vị hành chính được để theo thương hiệu người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì đề xuất ghi tên gọi khá đầy đủ của đơn vị hành bao gồm đó. - bằng văn bản in thường, khuôn khổ chữ tự 13 cho 14, phong cách chữ nghiêng; các chữ chiếc đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa điểm có vệt phẩy (,). |
Thời gian phát hành văn bản | Viết đầy đủ; những số biểu lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số mô tả ngày bé dại hơn 10 với tháng 1, 2 cần ghi thêm số 0 phía trước. Bằng chữ in thường, kích cỡ chữ tự 13 đến 14, hình trạng chữ nghiêng; các chữ mẫu đầu của địa danh phải viết hoa. |
Tên nhiều loại văn bản | - Đặt canh thân theo chiều ngang văn bản. - Tên nhiều loại văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, kích cỡ chữ tự 13 đến 14, vẻ bên ngoài chữ đứng, đậm. - Trích yếu văn bản văn bạn dạng được để ngay dưới tên một số loại văn bản, trình diễn bằng chữ in thường, kích thước chữ từ bỏ 13 cho 14, giao diện chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu ngôn từ văn phiên bản có mặt đường kẻ ngang, nét liền, tất cả độ dài bằng từ 1/3 đến một nửa độ dài của mẫu chữ với đặt bằng phẳng so với dòng chữ. - Đối cùng với công văn, sau chữ “V/v” bằng văn bản in thường, kích thước chữ từ bỏ 12 cho 13, phong cách chữ đứng; để canh giữa dưới số và ký kết hiệu văn bản, biện pháp dòng 6pt cùng với số và cam kết hiệu văn bản. |
Nội dung văn bản | Bằng chữ in thường, được canh các cả nhị lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ bỏ 13 mang lại 14; lúc xuống dòng, chữ đầu chiếc lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa những đoạn văn về tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng buổi tối thiểu là dòng đơn, về tối đa là 1,5 lines. |
Hình ảnh, địa chỉ chữ ký số | Hình hình ảnh chữ ký của người dân có thẩm quyền trên văn bạn dạng giấy, màu xanh, định hình Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; để canh giữa chuyên dụng cho của fan ký với họ tên tín đồ ký. |
Quyền hạn, dùng cho của bạn ký | Bằng chữ in hoa, kích thước chữ từ 13 mang lại 14, phong cách chữ đứng, đậm. |
Nơi nhận | - trường đoản cú “Kính gửi” với tên các cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, độ lớn chữ trường đoản cú 13 mang lại 14, phong cách chữ đứng; sau từ “Kính gửi” tất cả dấu hai chấm (:) - tự “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với chiếc chữ “quyền hạn, dịch vụ của fan ký” và gần kề lề trái), sau gồm dấu nhị chấm (:), bằng văn bản in thường, kích cỡ chữ 12, đẳng cấp chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, độ lớn chữ 11, vẻ bên ngoài chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị chức năng và cá nhân hoặc mỗi team cơ quan, tổ chức, đơn vị chức năng nhận văn bản được trình diễn trên một chiếc riêng, đầu dòng có gạch đầu loại (-) sát lề trái, cuối dòng bao gồm dấu chấm phẩy (;), cái cuối cùng bao hàm chữ “Lưu” sau tất cả dấu nhị chấm (:), tiếp sau là chữ viết tắt “VT”, vệt phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị chức năng (hoặc cỗ phận) biên soạn thảo văn phiên bản và số lượng bản lưu, ở đầu cuối là vệt chấm (.). |