Sử dụng mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.
1. Mẫu file quản lý kho bằng Excel
Để thay thế phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể quản lý kho bằng Excel hoặc Phần mềm quản lý bán hàng với chi phí tiết kiệm (Cho phép đăng ký dùng thử). Đối với file quản lý kho bằng Excel điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.
Báo cáo nhập xuất tồn trên file Excel
Chia sẻ về mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn bước đầu hiểu được cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong hoạt động của cửa hàng.
1.1. Các số liệu có trong file Excel quản lý kho
Một bảng Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần có:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).Mẫu phiếu nhập kho - xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Việc quản lý kho giờ đây đã thuận tiện và đơn giản hơn bao giờ hết khi áp dụng phần mềm vào hoạt động quản lý kho. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.
1.2. Đường dẫn tải file Excel quản lý kho
Một số mẫu file Excel quản lý kho sau sẽ giúp chủ cửa hàng thiết kế và sử dụng Excel trong quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.
- Tải mẫu file Excel quản lý kho đơn giản (cho cửa hàng) tại ĐÂY
- Tải file quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí (cho các nhà máy) tại ĐÂY
Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ
2. Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa trong file Excel
Quản lý kho hàng hóa/vật tư bằng Excel không chỉ đơn giản mà còn giúp chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. Để quản lý kho bằng Excel miễn phí mang đến hiệu quả cao cho cửa hàng, chủ cửa hàng cần lưu ý một số vấn đề sau.
2.1. Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình
Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cùng đặc điểm hàng hóa khác nhau. Do đó chủ cửa hàng cần xây dựng được file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình. Điều này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.
2.2. Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản
Một điều lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho đơn giản bằng Excel miễn phí đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số kiến thức về Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.
Thao tác xử lý tập tinThao tác định dạng và thiết kế bảng tinThao tác về dữ liệuCác hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…2.3. Những lưu ý khác
Chú ý khi nhập các hàm tính để tránh lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn.
3.1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.
3.2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
3.3. Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
3.4. Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.
3.5. Không có chức năng báo cáo kinh doanh
Khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa cửa hàng.
4. Quản lý kho toàn diện bằng phần mềm bán hàng giasuviet.edu.vn cho cửa hàng
Quản lý hàng hóa trong kho với KioViet
Khác với file Excel quản lý kho đơn giản, phần mềm bán hàng giasuviet.edu.vn đưa đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hữu ích. Công việc quản lý kho với giasuviet.edu.vn sẽ trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được nhiều rủi ro như khi sử dụng file Excel miễn phí.
4.1. Phần mềm quản lý kho giúp việc kiểm soát hàng tồn kho diễn ra dễ dàng và thường xuyên
Với phần mềm giasuviet.edu.vn, hàng hóa sẽ được quy ước bởi mã vạch riêng. Nhờ đó việc nhập liệu sẽ dễ dàng và nhanh chóng cũng như không cần lo lắng đến vấn đề nhầm lẫn dữ liệu. Bên cạnh đó dữ liệu được quản lý trên nền tảng web, đám mây nên không sợ mất số liệu dù nhân viên sai sót trong quá trình nhập liệu. Nhờ đó việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn và hạn chế được thất thoát trong kho.
