Biểu chủng loại Excel làm chủ hồ sơ nhân sự
1. Những thành phần của một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự
Trong file thống trị hồ sơ nhân sự bởi Excel bao hàm những tin tức sau:
Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): từng nhân sự được gán với 1 mã số cố định và thắt chặt không trùng nhau. Lúc nhân sự kia nghỉ việc, mã số này yêu cầu được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
Họ và tên
Bộ phận
Loại hình nhân sự: BOD, quản ngại lý, nhân viên,...
Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao hàm cả màn chơi hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales cấp độ 1
Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,...
Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...
Các loại sách vở cần thiết: Sơ yếu lý kế hoạch có chứng thực địa phương, phiên bản sao công hội chứng CMTND hoặc CCCD, bản sao công hội chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, bản sao công bệnh bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, hòa hợp đồng có chữ ký kết và vết đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình ảnh thẻ.
2. Cần phối hợp hồ sơnhân sự với phần nhiều biểu mẫu nhân sự Excel như thế nào khác?
Nếu như để cai quản thông tin ứng viên, phần tử tuyển dụng chỉ cần quan trung tâm tới một vài thông tin cơ bạn dạng như họ với tên, thông tin liên hệ, trình độ chuyên môn học vấn, tay nghề làm việc,... Thì thống trị nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn nữa thế.
Để làm chủ một cách tổng thể và đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì kế bên file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu mẫu Excel khác:
File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan nhất về thông tin của những nhân sự đang thao tác làm việc tại công ty (đang vào thời hạn đúng theo đồng).
File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp nên dùng tệp tin Excel này quản lý thông tin phù hợp đồng thử câu hỏi và các loại hòa hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định bao gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường thông tin của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá solo giản, mặc dù lại bao gồm lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, có lẽ rằng doanh nghiệp vẫn đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ phiên bản là sự phối hợp giữa hai biểu mẫu list nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin quan trọng trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự ngủ việc:Cũng tương tự như Biểu mẫu mã theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, công ty lớn cần quan tâm hơn sự biến hóa của các yếu tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực sau thời điểm nhân sự nghỉ việc, tương tự như hồ sơ quan trọng để hoàntất thủ tục ngừng hợp đồng.File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: không hẳn là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ ngơi việc, biến động tiền lươngbao gồm những trường phù hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, bớt level, giao vận vị trí, chuyển công tác,... Trong file Exceltheo dõi dịch chuyển này, cần lưu ý tới ngày sự biến đổi có hiệu lực.
Để hỗ trợ bộ phận nhân sự những doanh nghiệp, giasuviet.edu.vn.vn đã tổng thích hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để cài về miễn phí.
Các tư liệu khác hoàn toàn có thể tải về:
1.Bộ từ điển năng lực & bạn dạng mô tả các bước cho 60+ địa điểm trong doanh nghiệp
2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)
3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (cập nhật 5/2021)
4.Mẫu Word quy chế lương thưởng, phụ cung cấp và xử phạt sử dụng trong doanh nghiệp
5.Mẫu Word nội quy công ty (bản vừa đủ 21 trang)
6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) bản đầy đủ 38 trang
3. Có phương án nào thay thế biểu mẫu Excel để làm chủ hồ sơ nhân sự nhanh - gọn gàng - đúng chuẩn - bảo mật hơn không?
Quản lý nhân sự bởi Excel từ khóa lâu đã được xem là nhiệm vụ rất gần gũi của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự thân quen này thậm chí là còn được xem như là lẽ đương nhiên: họ vẫn vẫn từng ngày từng giờ trung thành với công việc tra soát, nhập liệu thủ công trên đều file số liệu này.
Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là điều bắt cần làm. Cố nhưng, công cụ hoàn toàn có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”?
Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên thế giới sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020.
Ngày nay, technology 4.0 che sóng rộng lớn rãi, thậm chí là trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong nhiều nhiệm vụ quản trị cùng vận hành; vậy chẳng bao gồm gì khó hiểu lúc doanh nghiệp sửa chữa thay thế Excel bởi một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự.
Và đặc biệt quan trọng hơn hết, việc tận dụng tối đa một chiến thuật tiện lợi thế giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung vô số vào các quá trình liên quan lại tới giấy tờ thủ tục mà không tạo ra năng suất làm việc.
a. 06 yếu điểm của biểu chủng loại Excel khi sử dụng để quản lý nhân sự
Dữ liệu phân tán, rất khó khăn để thẩm tra soát tổng thể hay làm report toàn diện, làm khó việc ra quyết định
Khi quản lý hồ sơ bởi file Excel, chắc rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán ở những file không giống nhau. Bọn họ cũng ngầm đồng ý sẽ tiêu tốn thêm nhiều thời hạn và sức lực lao động để xử lý.
Tuy nhiên, điều đó không đơn giản và dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực mang lại doanh nghiệp, hơn nữa dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn - ngăn cản việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, cùng việc lập cập ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.
Không bảo đảm bảo mật
Lẽ tất nhiên là nhà quản lý nào vẫn muốn bảo mật các thông tin vào doanh nghiệp, đặc biệt là các tài liệu nhạy cảm. Vào công tác làm chủ nhân sự chứa không hề ít dữ liệu như vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số đúng theo đồng, tại sao nghỉ việc,...
Tuy nhiên, các biểu chủng loại Excel thực sự không bảo đảm bảo mật. Không tồn tại phân quyền, ko có khu vực dữ liệu làm sao được lưu lại “chỉ dành cho người quản lý” cả. Tuy vậy chủ mua file rất có thể đặt password truy cập, tuy vậy vẫn không tránh khỏi khác trường hòa hợp bị nhỉ ra ngoài.
Đó là không kể đa số người sẽ yêu cầu dùng thông thường một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng chống nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật gần như là là không thể.
Quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel tiềm tàng nhiều mối nguyhại đến doanh nghiệp
Không thể để lại “thừa kế” cho tất cả những người sau
Giả sử có một giám đốc nhân sự new đến mừng đón công việc, cơ mà cô ấy lại không thể “giải mã” phương pháp đặt tên và chuẩn bị xếp những thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà bạn cũ nhằm lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ngoài câu hỏi phải sửa đổi các biểu chủng loại đó theo sự phát âm biết và tay nghề của mình, hoặc tệ không chỉ có thế là bước đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.
Biểu mẫu làm chủ nhân sự bằng Excel là 1 tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, mà lại thật tiếc là không có chức năng bàn giao với thừa kế trọn vẹn.
Khả năng tích đúng theo kém
Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có nhiều phần mượt doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, thống trị tài sản, quản lý tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết điện tử,... điểm yếu của biểu mẫu mã Excel là bắt buộc tích hợp với những công cụ tiến bộ đó.
Ngay cả với những luật pháp phổ biến hơn như đồng hồ, kế hoạch biểu hay gmail thì Excel cũng không liên kết được.
Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác làm việc của con người
Tất cả các thao tác làm việc của con bạn trên biểu chủng loại Excel, từ các việc nhập liệu tới tra cứu kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Các được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con fan không được lập trình sẵn như ứng dụng nên không đúng sót là điều dễ hiểu; tuy thế không hỗ trợ được con fan thì là thiếu thốn sót của công cụ.
Sai lầm vẫn còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi đa số người cùng truy cập và chỉnh sửa một tệp tin Excel. Ngay tại lúc chú ý thấy fan khác đang làm việc trên thuộc một hình ảnh với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất triệu tập và tạo ra nhầm lẫn.
Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô
Dữ liệu lớn mạnh cùng cùng với doanh nghiệp. Lúc càng có rất nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề xuất khổng lồ. Chẳng thể giải quyết bằng cách cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.
Hay nói biện pháp khác, lúc doanh nghiệp mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống cuội nguồn gần như là không tưởng.
b. Phần mềm quản trị thông tin nhân sự giasuviet.edu.vn HRM là giải pháp hàng đầu để sửa chữa thay thế biểu chủng loại nhân sự Excel
Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel nhắc trên, giasuviet.edu.vn.vn vừa qua đã cho trình làng một phương án thay thế tuyệt vời và hoàn hảo nhất - Phần mềm cai quản thông tin nhân sự giasuviet.edu.vn HRM.
Phần mềm giasuviet.edu.vn HRM+ với những tính năng tuyển chọn dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện
giasuviet.edu.vn HRM gồm thể auto tạo ra các report chuyên sâu, góp bạn gấp rút đưa ra đưa ra quyết định nhân sựĐâu là số đông chỉ số đặc biệt quan trọng cần những thống kê trong quản ngại trị nhân sự? con số nhân sự và workload của các phòng ban? Tổng số tiền thuế buộc phải nộp? Tổng số chi phí lương đề xuất trả toàn công ty? Số chi phí lương ở trong phòng marketing? nấc lương mức độ vừa phải trên một nhân sự? Tổng đưa ra phí? ROI nhân sự?
Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động hóa từ những dữ liệu sẵn có của công ty trên phần mềm, với hiển thị ngay tắp lự (real-time) vào mục báo cáo.
Như vậy, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình hình tổng quan lại về nhân sự vào doanh nghiệp để mang ra các quyết định đúng đắn.
Một phần hình ảnh các report được tạo auto từ các thông tin nhân sự trên giasuviet.edu.vn HRM
giasuviet.edu.vn HRM có chức năng bảo mật chặt chẽ, chỉ người được phân quyền mới hoàn toàn có thể truy cập dữ liệu
Nếu như một tệp tin Excel dễ dàng được share ra ngoài; thì để truy vấn được vào khối hệ thống giasuviet.edu.vn HRM của doanh nghiệp, một người sẽ phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được chế tạo và kiểm soát và điều hành bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ gồm lãnh đạo với một vài nhân viên nhân sự cao cấp mới có quyền sửa đổi dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ tất cả quyền xem (chứ không phải chỉnh sửa) tài liệu của cung cấp dưới thuộc phòng ban mình.
Đối với ánh mắt từ phía nhân viên, giasuviet.edu.vn.vn có cung ứng thêm một vận dụng khác để họ tự xem thông tin cá thể và những dữ liệu làm việc khác của phiên bản thân được tàng trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên giasuviet.edu.vn Me, nói một cách khác là Trang hồ nước sơ cá thể của từng người.
Như vậy, không những bảo mật thông tin giỏi hơn, ứng dụng của giasuviet.edu.vn còn tôn vinh tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong lúc vẫn bảo đảm quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
giasuviet.edu.vn HRM được thiết kế theo phong cách chuyên nghiệp, dễ sử dụng, thuận tiện bàn giao cho người cai quản khác
Phần mềm có khả năng lưu trữ tài liệu vô cùng lớn, tài năng hiển thị cũng rộng gấp những lần đối với một biểu mẫu Excel nên không có thông tin nào hệt như một “mã số bí ẩn” cả.
Ngay cả giao diện và bí quyết sắp xếp các trường thông tin cũng theo đúng quy chuẩn và logic, đảm bảo an toàn dễ dàng đọc hiểu và thực hiện cho một bạn mới - đề cập cả là 1 trong những trưởng chống nhân sự tay nghề cao hay một chuyên viên mới vẫn còn đó “gà mờ”.
Một phần đồ họa của Phần mềm quản lý thông tin nhân sự giasuviet.edu.vn HRM
giasuviet.edu.vn HRM có công dụng tích hợp khủng theo cả chiều rộng cùng chiều sâu
Trong bộ chiến thuật quản trị nhân sự toàn diện của giasuviet.edu.vn.vn còn phần nhiều mềm có lợi khác: phần mềm onboarding nhân viên mới, chấm vô tư nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản lí trị mục tiêu, thống trị tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp ngặt nghèo với toàn bộ các ứng dụng này - và cả những công cụ phía bên ngoài khác.
Lấy ví dụ, bên trên giasuviet.edu.vn HRM, nhân sự A có tin tức mã chấm công là 072, thư điện tử nội cỗ là nguyenvana