Sử dụng excel quản lý văn bản là cách thức được vận dụng khá phổ cập bởi tính công nghệ và thuận tiện. Excel là giải pháp thay nuốm cách cai quản truyền thống bởi sổ sách, giúp quy trình xử lý những vấn đề vạc sinh thuận tiện hơn
Hướng dẫn sử dụng excel quản lý văn phiên bản khoa học, hiệu quả. Bạn đang xem: Ứng dụng excel quản lý hồ sơ
1. Sử dụng excel tất cả thể cai quản những nhiều loại văn bạn dạng nào?
Phương pháp quản lý văn bản bằng excel hay được áp dụng cho tất cả các nhiều loại văn bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao hàm 3 các loại chính:
Văn bạn dạng nội bộ: bao hàm tất cả những hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ áp dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bạn dạng đến: Do những đối tượng, tổ chức bên phía ngoài doanh nghiệp gởi đến.Văn phiên bản đi: bởi vì doanh nghiệp gửi cho những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.Sử dụng excel giúp doanh nghiệp cai quản và khối hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bản bao gồm:
Soạn thảo, sinh sản lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển nhượng bàn giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo vệ văn bản.2. Hướng dẫn thực hiện excel quản lý văn bản
Để rất có thể thực hiện thống trị văn bản trên excel, chúng ta có thể tham khảo quá trình dưới đây:
Bước 1: khẳng định và kiến tạo quy trình quản lý tài liệu bằng excel
Bước trước tiên là buộc phải xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Phụ thuộc sơ vật dụng này, các bạn sẽ dễ dàng xác minh được văn bạn dạng đang ở triệu chứng nào, cách nào nhằm có phương hướng giải pháp xử lý tiếp theo.
Xây dựng quy trình thống trị tài liệu để có phương thức làm chủ phù hợp.
Bước 2: Phân nhiều loại và khẳng định các danh mục quản lý tài liệu
Khâu nhập vai trò đặc trưng tiếp theo là đề xuất thống kê những loại văn bạn dạng của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng các danh mục, đội văn bạn dạng cần đảm bảo:
Thống kê khá đầy đủ tất cả những văn bạn dạng của doanh nghiệp, không vứt sót.Các danh mục mang tính chất tổng quát tuy thế không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều có thể nắm được và thuận tiện tìm tìm trong quá trình làm việc.Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một số trong những danh mục để làm chủ văn bản trên excel như sau:
Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý xong, lưu giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, tởm doanh,....Xem thêm: Điểm Thi Vào Lớp 10 Đà Nẵng Công Bố Điểm Thi Lớp 10 Được Đăng Trên Mạng Xã Hội
Bước 3: Tạo các sổ cai quản tài liệu
Mỗi sổ quản lý công văn, bạn cần tạo trên một sheet khác nhau để một thể quản lý. Lúc có nghiệp vụ phát sinh với một số loại văn bạn dạng nào thì sẽ ghi sổ cho loại văn bạn dạng tương ứng. Phụ thuộc vào nhu cầu làm chủ mà bạn cũng có thể tạo những chỉ tiêu và tiêu đề cho cột vào bảng.
Một số chức năng có lợi khi xây dựng những sổ quản lý văn bản:
Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: các loại văn bản, tình trạng văn bản, phần tử phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ,... để tùy chỉnh các tiêu chuẩn trong danh sách, tránh đa số sai sót trong quá trình nhập bằng tay thủ công dữ liệu dẫn tới sai kết quả tra cứu, quản ngại lý.Chức năng Conditional formatting: Theo dõi chứng trạng của văn bản. Chức năng này sẽ auto thông báo những công văn đang đề xuất xử lý để người tiến hành có phương hướng giải pháp xử lý phù hợp.
Ví dụ về một vài danh mục theo dõi và quan sát văn bạn dạng tại doanh nghiệp.
Bước 4: thiết kế công thức
Mỗi loại văn bạn dạng đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng nhằm thống duy nhất giữa các phòng ban cùng để luôn tiện quản lý, tra cứu. Do vậy, bạn cần xây dựng công thức tính auto để thống nhất toàn cục sổ quản lí lý:
Countif: Đếm số lượng văn bản xuất hiện tại trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm để định dạng với ghép thành chuỗi thỏa mãn nhu cầu yêu cầu.3. Có nên quản lý văn bạn dạng bằng excel?
Sử dụng excel cai quản văn phiên bản là phương thức khác nhiều người tiêu dùng bởi máu kiệm ngân sách và phương pháp tạo lập 1-1 giản, update số liệu dễ dàng dàng. Mặc dù nhiên, vẻ ngoài này mãi sau nhiều vụ việc hạn chế:
Không cần nhân sự nào cũng có thể có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi con số văn phiên bản lớn.Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn tương đối nhiều thời gian khi tiến hành tạo lập sổ quản lí lý.Phương pháp thống trị văn bạn dạng bằng excel tồn tại những hạn chế.
4. Văn phòng công sở điện tử giasuviet.edu.vn - thống trị văn bản thuận tiện, dễ dàng dàng
Sử dụng các phương án văn phòng điện tử được xem là chiến thuật tối ưu duy nhất cho các doanh nghiệp. Hiệ tượng này tự khắc phục tối đa những nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.
Quản lý văn bản đơn giản, chuyên nghiệp với giasuviet.edu.vn.
Trong đó, phần mềm văn phòng năng lượng điện tử giasuviet.edu.vn do công ty Phát triển technology Thái Sơn đáp ứng một cách đầy đủ các chuẩn mực về quản lý văn phòng. Giasuviet.edu.vn giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, ngân sách và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ nâng cấp năng suất lao động mang lại nhân sự thao tác làm việc tại doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn thực hiện excel quản lý văn bản khoa học, hiệu quả. Đây là phương thức được không hề ít người áp dụng tuy vậy tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các chiến thuật văn phòng điện tử để tối ưu thời hạn và nâng cao độ chủ yếu xác, hiệu quả của công tác cai quản tài liệu về lâu dài.
Quý doanh nghiệp cần thêm tin tức về giải pháp văn phòng điện tử giasuviet.edu.vn của ThaisonSoft, vui lòng tương tác theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN