Để có một file worddễ đọcbạn cần định dạng văn bản chuẩn để cho văn bản của bạn được hoàn chỉnh đẹp mắt về hình thức rõ ràng về bố cục, bạn cần phải định dạng những gì và định dạng như thế nào? Hãy theo dõi bài viết hướng dẫncách định dạng văn bản trong Word 2010dưới đây để có được những file word chuẩn đẹp nhất cho mình.
1. Định dạng văn bản trong wordlà gì?
Khi làm việc với word, định dạng văn bản là yếu tố vô cùng quan trọng giúp cho văn bản word chuẩncủa bạn trông chuyên nghiệp mà ấn tượng hơn. Hiểu một cách đơn giản, định dạng văn bản là việc trình bày bố cục, phần văn bản theo từng thuộc tính riêng biệt với nhau.
2 Lệnh định dạng Word chuẩn:
- Định dạng đoạn băn bản: những nội dung quan trọng được nhấn mạnh thông qua việc thể hiện hình thức, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung trọng tâm
- Định dạng ký tự: làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản để người đọc dễ nhìn.
2. Định dạng trang cho văn bản
Đây là định dạng đầu tiên cũng làđịnh dạng chuẩn trong word mà bạn cần phải thực hiện cho cả trang của mình.
1.1. Căn lề vàkích thước cho văn bản
Để căn lề chuẩn, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở file word bạn cần định dạng, trên thanh công cụ bên trên chọn vào tab Layout. Tiếp tục chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản.
Căn lề văn bản - Hình 1
- Bước 2: Trong nhóm Page setup chọn Margins để chọn định dạng căn lề có sẵn bên dưới mục thả xuống, nếu muốn định dạng theo các thông số khác chọn Custom Margins… để tùy chỉnh lề theo các kích thước mong muốn:
Căn lề văn bản - Hình 2
Tỷ lệ căn lề, kích thước chuẩn cho văn bản như sau:
- Lề trên được căn khoảng từ 2 đến 2.5 cm
- Lề dưới được căn lề từ 2 đến 2.5 cm
- Lề trài cách méo trái từ 3 đến 3.5 cm
- Lề phải có độ căn lề từ 1.5 đến 2 cm.
- Bước 3: Bạn chọn vào mục Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. Trong đó:
+ Portrait để chọn khổ dọc
+ Landscape để chọn khổ ngang.
Căn lề văn bản - Hình 3
1.2. Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản
- Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait và Landscape.
- Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.
Định dạng trang văn bản
Hướng dẫn định dạng trang văn bản
2. Định dạng Font chữ trong Word
Định dạng fontcũng là một định dạng văn bản chuẩn, bạn cần định dạng cho chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, kiểu cỡ chữ, màu chữ, nền chữ,... những định dạng này có trong hết ở nhóm Font của tab file trên thanh menu, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản hay chữ nào đó và chọn các định dạng bạn muốn sao cho phù hợp với bài viết của bạn.
Định dạng Font chữ cho trang mới
Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ của văn bản Worrd, bạn mở cửa sổ định dạng Font chữ bằng cách vào thẻ Home.
Định dạng font chữ - Hình 1
- Bước 2: Trong giao diện cửa sổ Font, bạn chọn Font chữ mà mình muốn rồi nhấn OK để hoàn thành.
Định dạng font chữ - Hình 2
Định dạng khoảng cách các chữ
- Bước 1: Mở cửa sổ Font bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + D. Sau đó chọn Advanced.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 1
- Bước 2: Trong mục Character Spacing, bạn thiết lập khoảng cách chữ theo các lựa chọn như sau:
- Normal: Bình thường.
- Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.
- Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 2
- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thành.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 3
Sao chép định dạng bằng Format Painter
- Bước 1: Bạn bôi đen đoạn văn bản trong Word cần định dạng.
- Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản, bạn chọn mục Formar PainterHome.
- Bước 3: Kết quả sau khi định dạng.
3. Định dạng văn bản trong wordbằng chức năngParagraph
3.1. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang
Chọn vào đoạn cần định dạng:
- Để căn giữa, căn trái, căn phải, căn 2 bên lựa chọn ở mục 1
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang
- Di chuyển đoạn văn bản sang phải, trái lựa chọn ở mục 2
3.2. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
- Bước 1: Trên thanh menu chọn vào Page Layout click vào ký hiệu mũi tên bên góc phải bên dưới của mục Page setup để mở ra hộp thoại Page Setup:
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
- Bước 2: Trong hộp thoại Page setup chọn vào mục Layout, chọn vào trong phần Vertical alignment chọn vào:
- Top: để căn trên.
- Center: để căn trung tâm.
- Justified: căn đều giữa các dòng văn bản.
- Bottom: căn dưới
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
4. Định dạng cột
Định dạng cột là một định dạng văn bản chuẩn. Để tạo cột cho đoạn văn bản, chọn vào đoạn văn bản đó, sau đó nhấp vào Page Layout > Columns và chọn vào các số cột như trong mục đã hiểu thị và nếu bạn muốn tùy chỉnh theo cách khác thì nhấp chọn More columns:
Định dạng cột
5. Bullets, Numbering, MultiLevel List
Định dạng này bạn chọn vào tab home > paragraph chọn 1 định dạng Bullets, 2 Numberingđịnh dạng vào , chọn 3 định dạng MultiLevel List
Bullets, Numbering, MultiLevel List
6. Header, Footer, Page Number
Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho văn bản chọn vào Insert trên thanh menu và chọn sử dụng các command trong nhóm Header & Footer:
Header, Footer, Page Number
7. Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn
Việc làm này làm cho văn bản bài viết của bạn thêm phần sống động hơn giống như ở trong bài viết của tờ báo cũng hay có những chữ cái nổi ngay phần đầu mỗi bài viết. Để có thể tạo được chữ cái đặc biệt Insert > Text > Drop Cap > chọn kiểu định dạng chữ đặc biệt bạn muốn trong hộp thoại Drop Cap.
Tạo chữ cái đặc biệt
8. Định dạng văn bảntrong word bằng nút mũi tên
- Bước 1: Trên thanh Menu, bạn chọn vào Layout, sau đó bạn thiết lập trang bằng cách nhấn vào Page Setup với biểu tượng hình mũi tên.
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 1
- Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn Margins và điều chỉnh các thông số theo kích thước lề chuẩn của khổ giấy A4. Trong đó:
+ Top:Căn lề trên
+ Bottom:Căn lề dưới
+ Left:Căn lề trái
+ Right:Căn lề phải.
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 2
- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn tất
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 3
9. Định dạng văn bảntrong word bằng thước ngang
- Bước 1: Trên thanh công cụ của Word, bạn chọn View -> chọn Ruler
Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 1
- Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề sang hai bên trái và phải là hoàn thành.
Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 2
10. Định dạng văn bản trong word bằng cách dùng phím tắt
Bạn có thể tham khảo một số phím tắt cơ bản được dùng để định dạng văn bản trong Word như sau:
-Ctrl+B: Chức năng in đậm văn bản
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -1
-Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -2
-Ctrl+I: Chức năngin nghiêng font chữ
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -3
-Ctrl+U: Chức nănggạch chân font chữ.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -4
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ văn bản.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -5
- Ctrl + Shift + : Gảm kích cỡ văn bản.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -6
Trên đây là những định dạng văn bản trong word để có một file word chuẩn và hợp lý, hy vọng từ đây bạn sẽ biết cách định dạng cho bài viết của mình để có thể tạo ra nhiều các bản word chuyên nghiệp nhất.Để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về tin học văn phòng mời bạn đọc tham khảo một số khoá học Wordhấp dẫn đang được nhiều người quan tâm hiện nay.
