Bạn đang xem: Cách sử dụng google doc
Một trong số những sản phẩm này là Google Docs, một trình xử lý văn bạn dạng miễn tầm giá và thay thế sửa chữa cho Microsoft Word cho phép mọi người dễ dàng tạo và sửa đổi tài liệu có thể chia sẻ của riêng rẽ họ.
Hướng dẫn này đang giúp cho mình biết cách sử dụng Google Docs gồm thể hữu dụng cho bạn cũng tương tự một số mẹo với thủ thuật sẽ giúp bạn hiệu quả hơn trong những khi làm việc.
Google Docs là gì?
Không tải phần mềm. Không thanh toán. Không gồm trình duyệt rõ ràng hoặc máy tính xách tay cần thiết.
Google Docs là trình xử trí văn bản hoàn toàn miễn phí, đa căn cơ (đồng bộ hóa tư liệu trên điện thoại, máy vi tính bảng và laptop để bàn) vận động cả trực tuyến đường và nước ngoài tuyến. Tất cả đầy đủ gì các bạn cần là một tài khoản Google, thuộc một thông tin tài khoản miễn chi phí mà bạn thực hiện cho G Suite hoặc tin nhắn của mình.
Công cụ dựa vào đám mây bao gồm bố cục cụ thể và những tính năng độc đáo cho người dùng, ví dụ điển hình như kĩ năng làm việc, share và hợp tác từ phần đa nơi. Nền tảng thậm chí tự động đồng bộ hóa với lưu tất cả các các bước của bạn, vì chưng vậy bạn thậm chí còn không phải lo lắng về việc nhấp vào Save Save.
Với các tính năng này, cụ thể lý do lý do hàng triệu người dùng thích Google Docs hơn những trình cách xử trí văn bản khác.
Google Docs đối với Microsoft Word
Nhưng còn Microsoft Word thì sao? Word đã tồn tại vĩnh viễn Google Docs và ngày nay vẫn đặc trưng phổ biến. Hàng triệu người tiêu dùng và công ty cá thể vẫn trả số tiền khủng để thực hiện Word. Vậy vì sao bạn lại quăng quật Word mang lại Google Docs?
Microsoft Word buộc phải được tải như một phần của gói Microsoft Office bao gồm một số trong những sản phẩm bạn thậm chí còn không thể sử dụng, ví dụ như PowerPoint, Excel và Outlook.
Ví dụ: các gói trang chủ and Business chạy từ bỏ $ 69,99 (cho một tín đồ dùng cá thể tại nhà) lên đến $ 150 (cho một fan dùng cá thể tại chỗ làm việc) cho một thành viên hàng năm. Google Docs, khía cạnh khác, cho phép bạn hiệp tác với ngẫu nhiên số fan nào, bất cứ nơi như thế nào trên ráng giới, miễn phí.
Một lợi ích khác của Google Docs là vớ cả các bước của bạn được lưu giữ vào Đám mây, điều ấy có nghĩa là bạn sẽ không bị mất báo cáo 20 trang của mình ngay cả khi máy tính xách tay xách tay của bạn bị vẹo. (Ôi!)
Đối với một blogger như tôi, tôi quan yếu tưởng tượng được bài toán sử dụng bất kể thứ gì bên cạnh Google Docs mỗi ngày. Không y như Word, các biên tập viên của tôi có thể nhảy vào tài liệu của mình bất cứ bao giờ thuận nhân tiện nhất mang lại họ với để lại đề xuất hoặc nhận xét. Tôi cũng rất có thể trả lời những vấn đề này bất cứ khi nào tôi ao ước – ở nhà hoặc đang di chuyển bằng ứng dụng Google Docs.
Bây giờ chúng tôi đã đề cập cho một số lợi ích của việc áp dụng Google Docs, hãy đi sâu vào cụ thể hơn về phong thái sử dụng nó.
Chia sẻ và hiệp tác với Google Docs
Có tương đối nhiều mẹo và thủ thuật mà người dùng rất có thể tận dụng khi sử dụng Google Docs – mặc dù là làm việc với tư cách cá thể hay theo nhóm.
Google Docs được cho phép nhiều người làm việc, cộng tác và sửa đổi trong một tư liệu trong thời gian thực thông qua ngẫu nhiên trình chuyên chú web nào. Dưới đây là một vài phương pháp để làm điều này:
Chia sẻ tài liệu Google của bạn
Các cá nhân có thể chia sẻ tài liệu của họ với tương đối nhiều người như chúng ta muốn, tương tự như chỉnh sửa những quyền của họ để số lượng giới hạn những gì họ rất có thể làm.
Để ban đầu chia sẻ, nhấp vào “File“, sau đó là “Share“.
Có những lựa chọn share – lựa chọn bạn chọn trọn vẹn là sàng lọc của bạn.
1. Sinh sản một liên kết có thể chia sẻCách dễ dàng và đơn giản nhất để share trang Google Docs là tạo nên liên kết có thể chia sẻ. Điều này đến phép bất cứ ai nhấp vào một URL duy nhất cùng xem tư liệu của bạn.
Sau khi mở hộp “Share“, dấn nút “Get shareable link” ở góc trên cùng.
Sau đó, chọn một quyền chia sẻ cho tư liệu của bạn.
Sau khi khẳng định quyền, bấm “Copy link“.
URL tiếp nối sẽ được xào luộc vào clipboard của người tiêu dùng để gửi cho bất kỳ ai muốn xem tài liệu.
2. Chia sẻ qua showroom emailBạn cũng có thể có tùy chọn để share tài liệu của khách hàng với một địa chỉ email. Điều này đang gửi lời mời đến hộp thư mang lại của người đó và thêm tư liệu vào tài khoản Google của họ.
Để có tác dụng điều này, trở về hộp phân chia sẻ.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tài liệu của khách hàng và lựa chọn 1 tùy chọn từ trình đối kháng thả xuống để sửa đổi quyền của họ.
Nếu chúng ta thêm một ghi chú mang đến lời mời này, nó sẽ tiến hành hiển thị vào thư mời email.
3. Tùy chọn share nâng caoQuay trở lại hộp chia sẻ của chúng ta và dấn “Advanced”.
Tại đây, bạn cũng có thể xem tất cả các setup chia sẻ – bao gồm cả những người dân có quyền truy cập vào tài liệu của bạn, cài đặt quyền của mình và tùy chọn mời thêm người hoặc xóa người khác.
4. Khiến cho tài liệu của chúng ta cũng có thể chỉnh sửa bởi bất kể aiBạn ý muốn cấp cho ngẫu nhiên ai quyền chỉnh sửa nội dung tài liệu của bạn? Nhấn “File” và “Share” nhằm nhận liên kết có thể share của bạn.
Trong menu thả xuống được hiển thị, hãy dấn vào bất kể ai có liên kết đều hoàn toàn có thể chỉnh sửa.
Vì tùy chọn này nêu rõ, bất kỳ ai có URL tuyệt nhất của bạn sẽ có thể triển khai thay đổi, chỉnh sửa và thậm chí là xóa tài liệu của chúng ta … vị vậy hãy cẩn trọng về việc bạn đang share với ai.
Sử dụng phím tắt
Có một số trong những phím tắt để giúp tăng năng suất của người sử dụng khi làm việc trong Google Docs. Xem lại biểu đồ vật sau để khám phá một số phím tắt phổ cập nhất.
Để biết danh sách rất đầy đủ các phím tắt Mac, PC, Android, iPhone và iPad, hãy xem trang này .
Tạo và viết trong Google Docs
Những thiên tài Google Docs nào để giúp bạn với nhóm của người tiêu dùng tạo ra các tài liệu mạnh mẽ, bất cứ vị trí của công ty là gì? Dưới đó là một số tùy lựa chọn để chúng ta thử:
Làm việc ngoại tuyến
Phần thưởng đến việc thực hiện Google Docs là chúng ta có thể chỉnh sửa, lưu và chế tạo ra tài liệu thông qua trình chăm nom web ngay cả khi chúng ta không kết nối với Internet . Điều này còn có thể bổ ích nếu bạn cần hoàn thành các bước khi đi du lịch. Những thay đổi bạn thực hiện vẫn được lưu cùng sẽ đồng bộ hóa khi bạn quay lại trực tuyến.
Nhưng, phía trên không phải là một trong tính năng trường đoản cú động. Bạn sẽ cần thiết lập kết nối ngoại tuyến trong thông tin tài khoản của mình.
Để thực hiện việc này, hãy truy cập trang nhà Google Docs cùng tìm nút menu nghỉ ngơi phía mặt trái.
Sau kia nhấn “Settings”
Một hộp bật lên sau đó sẽ hiển thị trên screen của bạn. Để thiết lập cấu hình chỉnh sửa ngoại tuyến, hãy chuyển nút “Offline” thành “On”. (Điều này sẽ gửi nút màu sắc xanh, thay bởi màu xám.)
Trình duyệt của bạn sau đó sẽ điều chỉnh để sửa đổi ngoại đường và các bạn sẽ thấy biểu tượng sau khi sửa đổi tài liệu của mình mà không nên Internet.
Sử dụng Nhập bởi giọng nói
Công nghệ giọng nói là 1 trong những ngành công nghiệp đang cách tân và phát triển và Google luôn đi đầu trong xu thế này. Bạn rất có thể tăng tốc quá trình viết của mình bằng cách sử dụng bản lĩnh nhập các giọng nói trong Google Docs.
Để sử dụng công dụng này, hãy ban đầu bằng biện pháp kiểm tra thiết đặt thiết bị của người tiêu dùng để xác thực rằng micrô của bạn hoạt động.
Sau đó đi đến “Tools” và “Voice Typing”. Bạn sẽ thấy một biểu tượng micro.
Nhấn vào kia và bước đầu nói. Google sẽ biến hóa các từ đã nói của chúng ta thành văn bạn dạng mà bạn sẽ thấy mở ra trên trang.
Sử dụng Ứng dụng Google Docs
Với ứng dụng Google Docs , fan dùng rất có thể tiếp tục chỉnh sửa, phân tách sẻ, hợp tác trong thời gian thực, thêm hình ảnh và sản xuất nội dung trong lúc di chuyển.
Ứng dụng miễn mức giá thậm chí chuyển động ngoại tuyến khi chúng ta bật thiết đặt đó – giống hệt như cách bạn đã có tác dụng trên máy tính hoặc laptop để bàn của mình – cùng nó sẽ auto lưu các bước của chúng ta vào Đám mây.
“Explore”
Bạn đã bao giờ viết về một chủ đề và tạm dừng để suy nghĩ, “Wow, tôi hoàn toàn có thể sử dụng một hoặc hai lưu ý về cách cải thiện tác phẩm của mình.”
Google Docs đã đảm bảo bạn.
Bằng cách nhấp vào nút “Explore” – được tìm kiếm thấy bằng cách nhấp vào “Tools” rồi “Explore” – Google Docs đã quét câu chữ bạn cung ứng và đề xuất thông tin mà bạn cũng có thể thêm vào item của mình.
Những đề xuất này gồm thể bao hàm các đưa ra tiết chúng ta cũng có thể đã quên, hình ảnh để nâng cao tác phẩm của công ty hoặc phân tích khả thi mà bạn có thể đưa vào để ủng hộ cách nhìn và yêu mong của mình.
Định dạng tư liệu của bạn
Tạo trang Google Docs phù hợp với bạn và nội dung ai đang tạo. Cho cho dù đó là hướng trang, hình hình ảnh hoặc số trang, phần lớn mẹo này sẽ giúp bạn format tài liệu của bản thân theo bất kỳ cách nào chúng ta muốn.
Cách biến đổi lợi nhuận
Nếu bạn đang tìm cách tận dụng tối đa khoảng không trong tài liệu của người sử dụng hoặc định dạng tài liệu của bạn để in, bạn có thể cần phải đổi khác lề.
Trước khi có tác dụng điều này, các bạn sẽ cần đảm bảo an toàn thước kẻ hiển thị phía bên trên tài liệu của bạn.
Chỉ buộc phải đi tới “View” với nhấn “Show Ruler”.
Bạn đã thấy một thước kẻ dưới thanh định hình trong tài liệu của bạn.
Xem thêm: Uống Thuốc Tránh Thai Khẩn Cấp Nhiều Có Sao Không, Uống Thuốc Tránh Thai Khẩn Cấp Có Hại Không
Sau đó, để biến hóa lề của trang của bạn, hãy xác định nút nhỏ tuổi màu xanh sống phía phía bên trái của thước với trượt nút để thay đổi lề trái của bạn.
Để đổi khác lề phải của doanh nghiệp trong Google Docs, hãy lặp lại các bước này bằng nút màu xanh ở bên cần thước kẻ của bạn.
Nếu chúng ta cần bổ ích nhuận nghiêm ngặt trong tư liệu của mình, hãy thử thực hiện công cụ thiết lập Trang của Trang.Để triển khai việc này, thừa nhận “File” rồi “Page Setup”.
Sau đó, bạn sẽ thấy hộp nhảy lên sau đây nơi bạn cũng có thể thay thay đổi lề.
Nếu bạn phải cùng một lề trong phần lớn tài liệu bạn tạo, hãy máu kiệm thời hạn và nhận nút “Đặt có tác dụng mặc định”. Điều này sẽ auto sao chép tùy chỉnh thiết lập lề của khách hàng vào toàn bộ các tư liệu mới.
Cách biến hóa hướng trang thành cảnh
Tìm cách đổi khác định vị trí hướng của tài liệu của bạn? Đi mang đến “File” và chọn “Page Setup”.
Sau đó, lựa chọn tùy chọn “Landscape” trong “Orientation” và nhấn “OK” để tiến hành các biến đổi của bạn.
Nếu bạn muốn tất cả những tài liệu của bản thân mình có cùng hướng, bấm “Đặt có tác dụng mặc định”.
Cách thêm một vỏ hộp văn bản
Hộp văn phiên bản là một lựa chọn tuyệt vời nếu nhiều người đang muốn thêm một nhân tố trực quan bổ sung cập nhật vào tài liệu của mình. Chúng có thể chấp nhận được bạn xác định văn bạn dạng bổ sung ở bất cứ đâu trên trang của chúng ta mà không chuyển đổi định dạng của tài liệu lúc này của bạn.
Trong Google Docs, các hộp văn phiên bản được phân một số loại là bạn dạng vẽ. Bạn hoàn toàn có thể chèn một bằng cách nhấp vào “Insert” và “Drawing”.
Điều này sẽ mở công dụng “Drawing”. Sau đó dìm “Text Box”.
Kéo con trỏ của người sử dụng vào không gian vẽ để tạo nên một hộp khủng (hoặc nhỏ) đủ cho yêu mong của bạn
Khi hộp của doanh nghiệp đã được tạo, đã tới khi nhập văn bản của bạn.
Bạn gồm thể chuyển đổi phông chữ, màu sắc và chỉnh sửa văn phiên bản trong hộp của mình bằng cách sử dụng thanh điều hướng trong hành lang cửa số bật lên.
Hạnh phúc với hộp văn bạn dạng của bạn? Nhấn “Save và Close” để chèn phiên bản vẽ của người tiêu dùng vào trong tài liệu của bạn.
Từ đây, coi hộp văn phiên bản của các bạn như một hình ảnh. Chọn hình hình ảnh để đổi khác căn chỉnh hoặc di chuyển hộp bao bọc tài liệu của công ty để tất cả vị trí lý tưởng.
Cách thêm số trang
Số trang giúp tài liệu của chúng ta dễ dàng điều phối và cho phép tổ chức xuất sắc hơn khi được ấn – các bạn sẽ tránh tự hỏi mình, Trang này còn có ở phía trên hay không?
Thêm số trang vào tư liệu của bạn bằng phương pháp nhấp vào “Chèn”, “Tiêu đề” với “Số trang”. Sau đó chọn tùy chọn của bạn.
Cách sinh sản thụt lề
Treo thụt lề là các thụt lề auto thay đổi lề của đoạn nhưng mà không làm cách quãng định dạng được áp dụng ở chỗ khác bên trên trang của bạn. Đây là một trong ví dụ:
Để thêm thụt lề trong Google Docs, hãy bảo đảm rằng thước kẻ của bạn hiển thị bằng phương pháp nhấn “View” và “Show Ruler”.
Sau đó, quay lại tài liệu chính của người tiêu dùng và đánh dấu văn bản bạn có nhu cầu định dạng.
Thêm một thụt lề bằng cách định vị thước trên tài liệu của bạn và trượt những mũi tên màu xanh lá cây vào điểm lưu ý kỹ thuật của bạn.
Trượt mũi tên ở phía bên trái để biến đổi thụt lề trái và mũi tên nghỉ ngơi bên buộc phải để biến hóa thụt lề phải.
Cách chèn ảnh
Để thêm 1 hình hình ảnh vào tư liệu của bạn, chỉ cần đặt bé trỏ của bạn bất cứ nơi nào bạn muốn chèn hình ảnh.
Cuộn lên trên thuộc của trang và nhấp vào “Insert” và “Image”.
Chọn vị trí hình ảnh – có tương đối nhiều tùy chọn bao gồm máy tính của bạn, web, Google Drive hoặc theo URL.
Chọn hình hình ảnh của bạn, nhấp vào “Open” với hình ảnh của các bạn sẽ xuất hiện.
Để hiểu thêm về quá trình này, hãy xem trang này .
Cách tạo mục lục
Nếu nhiều người đang viết một phiên bản trình bày hoặc whitepaper , một mục lục là 1 cách tuyệt vời để hiển thị từng phần ai đang tạo và số trang rất có thể được kiếm tìm thấy trên đó.
Bạn có thể chèn một bảng mục lục vào Google Doc của mình bằng phương pháp đảm bảo tất cả các title phụ được định dạng bằng “heading tag”. Để làm cho điều này, làm rất nổi bật tiêu đề phụ của bạn và dấn thẻ thích hợp trong thanh định dạng của bạn.
Theo bề ngoài chung, thẻ “Heading 1” buộc phải là tiêu đề bao gồm của bạn. Thẻ “Heading 2” bắt buộc là title phụ và thẻ “Heading 3” đề xuất là các phần bên dưới tiêu đề phụ.
Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng chuẩn bị để tạo một bảng mục lục. Giữ bé trỏ của khách hàng ở nơi bạn muốn chèn nó với đi cho tới tab “Insert . Nhấp vào “Menu” và chọn 1 tùy lựa chọn dựa trên sở trường của bạn.
Chỉnh sửa tư liệu của bạn
Theo dõi các thay đổi, để lại những thành viên vào nhóm với nhận xét của đồng nghiệp, chạy kiểm tra chính tả và các tính năng chỉnh sửa đặc biệt khác đều sở hữu sẵn vào Google Docs để bảo đảm công việc của chúng ta đạt được tiềm năng đầy đủ.
Cách theo dõi rứa đổi
Nếu bạn đang thao tác với bạn khác trên tư liệu của mình, chúng ta cũng có thể yêu ước họ “Theo dõi nắm đổi”. Điều này sẽ cho mình thấy ai đã tiến hành các chỉnh sửa , lúc họ thực hiện các sửa đổi đó và nội dung trước lúc chỉnh sửa.
Bạn rất có thể theo dõi các biến đổi trong Google Docs bằng cách thay thay đổi “Editing” thành “Suggesting” ở góc cạnh trên thuộc bên buộc phải của trang.
Sau đó, khi ai đó chỉnh sửa tài liệu của bạn, mọi biến đổi sẽ hiển thị bởi một màu sắc khác, với một vỏ hộp ở phía bên phải đặt hiển thị tên, ảnh và cụ thể chỉnh sửa của họ.
Sau đó, bạn có thể duyệt các biến đổi được theo dõi và quan sát và gật đầu đồng ý hoặc từ chối chúng khi bắt buộc thiết.
Cách thêm bình luận
Với Google Docs, bạn và đội của bạn có thể để lại thừa nhận xét trong ngẫu nhiên tài liệu nào cho nhau xem. Chúng thường được sử dụng như lời nhắc để quay lại 1 phần cụ thể, để lại ý tưởng phát minh sửa đổi cụ thể hơn hoặc thêm URL vào các trang web với hình hình ảnh khác nhằm tham khảo.
Để làm cho điều này, hãy đánh dấu từ, câu hoặc đoạn bạn muốn bình luận với nhấp vào nút “Add Comment” (hộp văn bản có vệt cộng mặt trong).
Sau đó, chúng ta cũng có thể viết comment – hoặc dán URL – vào vỏ hộp bình luận. Nhấp vào “Comment” khi chúng ta đã sẵn sàng để giữ hộ hộp của bạn.
Để chỉnh sửa thông tin trong hộp, nhấp vào ba dấu chấm bên đề nghị và chọn sửa đổi Chỉnh sửa. Bạn cũng có thể xâu chuỗi những bình luận bên dưới bình luận ban đầu bằng phương pháp gõ vào ô vấn đáp trực tiếp.
Để thoát ra khỏi hộp bình luận, bạn cũng có thể “delete” nó hoặc “resolve” bình luận. Nhấp vào cha dấu chấm bên bắt buộc và chọn xóa Xóa Xóa để xóa hộp. Nhấp vào “Resolve” sinh hoạt trên thuộc bên nên của vỏ hộp khi sự cầm đã được giải quyết và xử lý và bạn không thể cần vỏ hộp nữa.
Nếu ai đang tìm kiếm thêm thông tin nâng cao về việc bổ sung và giải quyết các ý kiến trong Google Docs, quan sát vào này trang.
Cách tìm kiếm từ đếm
Bạn đã lúc nào vật lộn trong những lúc viết một bài báo, report hoặc bài đăng trên blog vì số lượng từ cần thiết mà chúng ta đang nỗ lực đạt được?
Mặc dù bài toán đạt được số lượng từ cần thiết có thể chưa phải lúc nào cũng dễ dàng, Google Docs tạo nên việc đếm trở nên đối kháng giản.
Khi nhiều người đang ở trong tư liệu của mình, hãy search “Tools” vào thanh điều hướng. Sau đó, chọn “Word Count”.
Google tiếp đến sẽ hiển thị tổng số từ (cùng với toàn bô trang, ký tự và ký kết tự không bao gồm dấu cách).
Để đếm những từ trong một câu, đoạn hoặc trang cố kỉnh thể, nên chọn văn bản bạn có nhu cầu đưa vào và có tác dụng theo quá trình tương tự sinh hoạt trên.
Cách chạy Kiểm tra thiết yếu tả
Ngay cả đối với các nhà văn chuyên nghiệp cũng không tiếp tục mắc lỗi bao gồm tả . Google Docs hoàn toàn có thể giúp tất cả các đơn vị văn với tình huống khó xử này.
Chạy kiểm tra bao gồm tả nhằm xác định vị trí và sửa ngẫu nhiên lỗi nào chúng ta có thể đã quăng quật qua. Hãy nghĩ về về nó như thể người phát âm thử hoặc biên tập viên cá thể của bạn.
Để chạy kiểm tra chính tả trong Google Docs, hãy nhấn nút “Tools” vào thanh điều hướng của khách hàng và nhấp vào “Spelling”. Sau đó chọn tùy lựa chọn “Spell check”.
Google Docs kế tiếp sẽ quét toàn cục tài liệu của công ty để tìm các từ sai bao gồm tả cùng lỗi ngữ pháp. Bạn sẽ được lựa chọn gật đầu đồng ý hoặc vứt qua đề xuất của Google.
Nếu bạn thấy rằng bạn tiếp tục sử dụng một từ nhưng mà Google không sở hữu và nhận ra, bạn có thể thêm từ đó vào tự điển của mình. Điều này sẽ ngăn Google Docs làm khá nổi bật từ trong kiểm tra thiết yếu tả trong tương lai.